Protejarea datelor cu caracter personal atunci când lucrați de la distanță

Măsurile de control și prevenire a răspândirii COVID-19 vor implica mai mulți oameni care lucrează de la distanță decât de obicei. Mai jos sunt câteva sfaturi pentru a păstra datele personale în siguranță atunci când lucrați departe de birou.

Dispozitive

• Aveți grijă ca dispozitivele, cum ar fi USB-urile, telefoanele, laptopurile sau tabletele, să nu se piardă sau să nu fie deplasate,
• Asigurați-vă că orice dispozitiv are actualizările necesare, cum ar fi actualizări ale sistemului de operare (cum ar fi iOS sau Android) și actualizări de software/antivirus.
• Asigurați-vă că computerul, laptopul sau dispozitivul dvs. sunt folosite într-o locație sigură, de exemplu, unde puteți să îl urmăriți și să minimizați cine altcineva poate vizualiza ecranul, în special dacă lucrați cu date personale sensibile.
• Blocați-vă dispozitivul dacă trebuie să-l lăsați nesupravegheat din orice motiv.
• Asigurați-vă că dispozitivele sunt oprite, blocate sau stocate cu grijă atunci când nu sunt utilizate.
• Utilizați controale eficiente de acces (cum ar fi autentificarea cu mai mulți factori și parole puternice) și, acolo unde este disponibilă, criptarea pentru a restricționa accesul la dispozitiv și pentru a reduce riscul în cazul în care dispozitivul este furat sau deplasat.
• Atunci când un dispozitiv este pierdut sau furat, ar trebui să luați imediat măsuri pentru a asigura ștergerea memoriei de la distanță, acolo unde este posibil.

E-mailuri

• Urmați toate politicile aplicabile din organizația dvs. cu privire la utilizarea e-mailului.
• Utilizați mai degrabă conturi de e-mail de serviciu decât cele personale pentru e-mailurile legate de muncă care implică date personale. Dacă trebuie să utilizați e-mailul personal, asigurați-vă că conținutul și atașamentele sunt criptate și evitați utilizarea datelor personale sau confidențiale în rândurile de subiect.
• Înainte de a trimite un e-mail, asigurați-vă că îl trimiteți destinatarului corect, în special pentru e-mailurile care implică cantități mari de date personale sau date personale sensibile.

Acces la cloud și la rețea

• Acolo unde este posibil, utilizați numai rețelele de încredere sau serviciile cloud ale organizației dvs. și respectând orice reguli și proceduri organizaționale privind accesul la cloud sau la rețea, autentificare și partajarea datelor.
• Dacă lucrați fără acces la cloud sau la rețea, asigurați-vă că toate datele stocate local sunt protejate în mod adecvat și securizat.

Înregistrări pe hârtie

• Este important să ne amintim că protecția datelor se aplică nu numai datelor stocate sau prelucrate electronic, ci și datelor cu caracter personal sub formă manuală (cum ar fi înregistrările pe hârtie) acolo unde este sau se intenționează să facă parte din sistemul de evidență.
• În cazul în care lucrați de la distanță cu înregistrări pe hârtie, luați măsuri pentru a asigura securitatea și confidențialitatea acestor înregistrări, cum ar fi păstrându-le încuiate într-un dulap sau într-un sertar atunci când nu sunt utilizate, aruncându-le în siguranță (de exemplu, mărunțirea) atunci când nu mai sunt necesare și asigurându-vă că nu sunt lăsate undeva unde ar putea fi deplasate sau furate.
• Dacă aveți de-a face cu înregistrări care conțin categorii speciale de date cu caracter personal (de exemplu, date de sănătate), ar trebui să aveți o grijă deosebită pentru a asigura securitatea și confidențialitatea acestora și să eliminați astfel de înregistrări dintr-o locație sigură doar unde este strict necesar să vă desfășurați munca.
• Acolo unde este posibil, ar trebui să păstrați o evidență scrisă a înregistrărilor și fișierelor care au fost luate acasă, pentru a menține bune practici de acces la date și de guvernare.